武汉一所本科院校的学生会主席小李，每年九月都要组织一次迎新活动，覆盖全校12个学院、近4000名新生。今年他算了算，迎新当天需要至少50个临时工作人员来做引导、搬运行李、协助报到和维持秩序。问题是，这些工作人员大部分是大二大三的学生志愿者，大家都有自己的课表和时间安排，五十个人要怎么排班、怎么通知、怎么确认到场，往年全靠微信接龙，结果到迎新当天至少有一半人不是迟到就是来不了。
微信接龙管50个人，问题出在哪
小李回忆起去年的迎新，最大的问题是信息太分散。他在学生会大群里发了个接龙，让大家选自己有空的时间段。结果有人没看到消息、有人选了时间但没记住、有人临时有课来不了却在群里说了没人更新记录。到迎新那天早上，校门口报到点应该安排8个人，只来了3个。他一边打电话到处拉人，一边让来的几个人先顶上去，场面一度很乱。
今年小李换了方式。他在米链众包上发布了迎新活动的临时岗位，把服务时间分成四个时段，早上七点到九点（车站接站）、九点到十二点（报到区引导）、下午一点到四点（行李搬运）、四点到六点（宿舍区指引）。每个时段独立报名，学生可以看到所有时段的内容和时间，自己选择能来的时段。
人员报名功能解决了过去最大的痛点，报名信息自动汇总，谁报名了什么时段、联系方式多少，系统里一目了然。不用再人工翻聊天记录去统计。
排班通知加确认，到岗率翻了一倍
报名只是第一步，关键是活动前一天确认谁真的会来。小李通过排班通知功能，给每个报名的人发了确认消息，"你已报名9月3日早上7-9点车站接班组，请点击确认到岗"。每个学生必须在系统里点确认，未确认的自动释放名额由候补顶上。最终50个岗位全部确认满员，到岗率超过了95%。
活动结束后，小李导出了这次迎新的数据报表。报表里能看到每个时段到岗多少人、哪些人实际到了、服务时长多少。这份数据对他很有用，学校团委要求学生会提交活动总结和人员参与记录，以前全靠手写，这次直接从系统导出打印就行。更重要的是，有了数据，明年迎新排班的时候就可以参考今年哪个时段最缺人，提前多安排人手。
校园活动用人，三个动作可以借鉴
如果你也在组织需要大量临时工作人员的活动，不管是校园的还是企业的，这几步可以参考。第一，把活动拆成多个独立服务时段，每个时段单独发布报名信息，让参与者根据自己时间自由选择，而不是被迫选一个整天的班次。第二，活动前一天通过排班通知做确认，每个人必须点确认才算锁定名额，没确认的自动候补，这样就不会出现"说好来却不来"的情况。第三，活动结束后把出勤数据导出来存档，作为下一次排班的依据，也能用于工时统计或考核使用。
米链众包帮小李解决的，不是简单地找50个人。它把校园活动最头痛的人手组织问题，报名、排班、确认、出勤统计，全部串起来了。学生会不用再靠微信群接龙和Excel表来管人，系统自己就能跑通整个流程。小李说今年迎新是他三年组织下来最轻松的一次，至少当天早上他的手机没被打爆。